În literatura de specialitate gestionarea timpului este definită cuprinzând o multitudine de aptitudini, instrumente și tehnici utilizate atunci când există activități specifice, proiecte sau obiective de atins. Aceste competențe cuprind o gamă largă de activități, respectiv stabilirea obiectivelor, planificarea, alocarea activităților, prioritizarea, delegarea, analizarea timpului petrecut pentru fiecare activitate, monitorizarea, organizarea, re-planificarea.

MacKenzie spunea că „ideea de gestiune a timpului poate fi cea mai greşită concepţie dintre toate….pentru că timpul nu poate fi gestionat”.

Timpul nu este posibil a fi gestionat, ci doar există posibilitatea de a ne organiza, de a ne gestiona pe noi înșine în relație cu timpul. Astfel, se poate controla doar modul în care timpul este utilizat, în fiecare zi, săptămână, lună sau an.

Gestionarea raţională a timpului este direct proporțională cu ritmul de realizare al obiectivelor şi activităţilor, cu cantitatea şi calitatea rezultatelor obţinute la un anumit moment dat, cu numărul de întreruperi, cu hoții de timp sau timpi morți, cu noile cerințe urgente care apar pe parcursul desfăşurării activităţilor, cu gradul de automatizare, cu tipul de personalitate ale executanţilor şi managerilor.

Scopul gestionării eficiente a timpului este de a concentra eforturile asupra lucrurilor care contează cel mai mult și de conștientiza modul în care este folosit timpul ca o resursă.

Conform unor studii, sursele cele mai comune ale stresului: timpul, întâlnirile, situaţiile nedorite şi anticiparea.

Inițial, managementul timpului s-a concentrat doar pe activități de afaceri sau de lucru, însă în cele din urmă termenul s-a lărgit și pentru activitățile personale.

În anul 1954, Dwight D. Eisenhower, a emis un principiu denumit ulterior ”Principiul /Matricea Eisenhower” sugerând identificarea și delimitarea activităților importante și a celor urgente de celelalte activități. El a identificat 4 tipuri de activități încadrate în 4 cadrane, astfel:

• Cadranul 1 cuprinde activitățile urgente care cer atenție imediată (acum) iar consecințele nerealizării acestor activități sunt imediate. Aceste activități sunt asociate de obicei cu realizarea obiectivelor altor persoane. Exemple de activități din cadranul 1: probleme presante (consilii, ședințe, analize urgente etc), crizele (preluarea unor activități de la un coleg, telefon urgent etc), proiecte cu termene limită apropiate, probleme medicale personale, aspecte de ultimă oră pentru planificarea unor proiecte (telefoane urgente, situații etc), solicitări urgente etc
• Cadranul 2 cuprinde activitățile importante care au ca rezultat atingerea obiectivelor (profesionale și personale). Este foarte important ca aceste activități să fie planificate riguros pentru a nu ajunge să fie urgente. Exemple de activități din cadranul 2: planificarea și pregătirea unei activități, construire de relații, identificarea de noi oportunități, timp de recreere, cursuri, dezvoltarea personală.
• Cadranul 3 cuprinde activitățile importante care pot fi delegate sau refuzate. Exemple de activități din cadranul 3: întreruperi, apeluri şi consultaţii urgente fără semnificaţie, întâlniri care nu sunt necesare, corespondenţă neimportantă, raportări insignifiante, întruniri şi şedinţe inutile fără agenda.
• Cadranul 4 cuprinde activități care trebuie refuzate, ignorate sau anulate. Exemple de activități din cadranul 4: activități neproductive, lucruri cronofage (consumatoare de timp), activităţi sau întâlniri cu persoane care vor doar “să-şi omoare timpul”, apeluri telefonice şi mesaje electronice neurgente şi neimportante.

Beneficiile gestionării eficiente a timpului sunt multiple: productivitate și eficiență sporite, obținerea unei mai mai bune reputații profesionale, reducerea stresului, creșterea oportunităților de avansare, oportunități mai mari de a atinge obiective importante de viață și de carieră, obținerea libertății și a puterii. În cazul unei proaste gestionări, consecințele sunt: muncă ineficientă, calitate slabă a muncii, pierderea motivației, niveluri mai mari de stres, reputație profesională proastă și o carieră blocată.

Obiectivele terapeutice de prelucrat sunt:

• Planificarea riguroasă a activităților;
• Îmbunătățirea activităților de prioritizare a activităților;
• Stabilirea obiectivelor, SMART (atât în plan personal cât și în plan profesional) și verificarea permanentă a împlinirii obiectivelor stabilite (monitorizare și evaluare);
• Soluții pentru managementul „hoților de timp”.
• Diminuarea stărilor anxioase;
• Gestionarea stresului;
• Îmbunătățirea gestionării relațiilor interpersonale;
• Îmbunătățirea abilităților de comunicare și de exprimare;
• Îmbunătățirea rezolvării de probleme;
• Îmbunătățirea activităților de delegare;
• Găsirea motivației;
• Găsirea echilibrului în viață. Viața personală-viață profesională.

Sursă foto: all-free-download.com